E-számlának nevezzük az elektronikus formában kiállított és befogadott számlát, melynek tartalma olvasható és sértetlen, valamint igazolható az eredetének hitelessége. Az elektronikus számlával kapcsolatos további követelményeket az ÁFA törvény 175. §-a tartalmazza. 

Különbségek a hagyományos és az e-számla között

A hagyományos, vagyis a papír alapú számlát mindenképpen ki kell nyomtatni. Két lehetőség van: a kiállító nyomtatja ki és juttatja el a címzetthez, vagy a kiállító elektronikusan küldi meg a címzettnek, aki kinyomtatja a bizonylatot. Ezzel ellenben az e-számlát nem kell kinyomtatni, csupán meg kell őrizni elektronikus formában. 

Elektronikus számla kiállításához számlázó program szükséges. Érdemes olyan számlázó programot választani, mint a Billingo online számlázó, mely egyaránt alkalmas hagyományos és elektronikus számla kiállítására. Ráadásul segítségével automatizálható a számlázás és a NAV felé kötelező adatszolgáltatás.

Az időbélyeg és a digitális aláírás szerepe az elektronikus számlázásban

Ugyanazokat a kötelező tartalmi elemeket kell tartalmaznia a hagyományos és az e-számlának. Azonban az elektronikus számla esetében időbélyegről és digitális aláírásról is gondoskodni kell. Az időbélyeg egy digitális dátumbélyegző, mely jelöli a bizonylat kiállításának pontos időpontját.

A digitális aláírásnak az eredet hitelességében van fontos szerepe. Azt igazolja, hogy a bizonylat valóban a kibocsátóként megjelölt személytől származik. A digitális aláírás és az időbélyeg elengedhetetlen az elektronikus számlák esetében. A profi online számlázók gondoskodnak ezek meglétéről, így azok automatikusan rákerülnek a bizonylatra.

Mindössze formátumbeli a különbség

Azzal fontos tisztában lenni, hogy nem köteles mindenki befogadni az elektronikus számlát. Tehát minden esetben szükséges a bizonylat befogadójának előzetes hozzájárulása. Amennyiben ez megtörténik, az elektronikus számla eljuttatható a befogadóhoz e-mailben vagy valamilyen adathordozón.

Az elektronikus és a hagyományos számlák könyvelésében nincs különbség. Az e-számlákat a számviteli törvény szerint nyolc éven át, míg az adózás rendjéről szóló törvény értelmében öt éven keresztül kell megőrizni.